Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения по отпускам с 1 сентября 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сроки выплаты отпускных в 2023 году не поменяли — их выдают не позже чем за 3 дня до начала отпускного периода (ст. 136 ТК РФ). Так, если отпуск начинается в понедельник, отпускные нужно выдать не позднее четверга предыдущей недели (Письмо Минтруда от 05.09.2018 N ООГ-7157).
Сроки выдачи отпускных
Работодатели часто путаются, как именно определяется срок «не позже, чем за три дня до начала» —можно ли включать день выплаты в эти 3 дня? Суды в своих решениях также не имеют общего мнения. А потому, чтобы не вступать в конфликт с госорганами и персоналом, лучше платить отпускные так, чтобы между датой выдачи денег и началом отпуска было полных 3 календарных дня.
Когда работодатель нарушает срок перечисления отпускных в 2023 году, он должен не только выдать их, но и заплатить компенсацию за задержку. Она рассчитывается на основании 1/150 действующей ключевой ставки ЦБ РФ (ст. 236 ТК РФ). Компенсация считается за дни, начиная со дня, идущего после срока выплаты отпускных по фактический день их непосредственной выдачи.
Не позднее чем за три дня до начала отпуска работнику должны быть выплачены отпускные. Сумма отпускных облагается НДФЛ, единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний в общем порядке. Порядок расчета отпускных оговорен статьей 139 ТК РФ.
Если отпуск был предоставлен работнику авансом и имело место увольнение работника до истечения года, в счет которого он получил этот отпуск, то отпускные, выплаченные этому работнику, удерживаются из его заработной платы.
Удержание не производится, если работник:
- уволен в связи с отказом от перевода по состоянию здоровья (на основе медзаключения) или в связи с тем, что у работодателя отсутствует возможность предоставить такому работнику соответствующее требованиям, оговоренным медзаключением, место;
- уволен в связи с сокращением штата или ликвидацией организации или ИП;
- является руководителем, его заместителем или главным бухгалтером, которые уволены по причине смены собственника имущества организации;
- уволен в связи с призывом на военслужбу или направлен на альтернативную гражданскую службу;
- был уволен ранее и восстановлен по решению ГТИ или суда;
- признается полностью нетрудоспособным на основании медицинского заключения;
- умер или признан судом умершим или безвестно отсутствующим;
- уволен в связи со смертью работодателя, а также в связи с признанием работодателя судом умершим или безвестно отсутствующим;
- не может продолжать трудовую деятельность в связи с наступившими чрезвычайными обстоятельствами.
Пошаговый алгоритм предоставления отпуска
Типовой порядок предоставления отпуска включает ряд обязательных шагов. На старте процесса необходимо в письменной форме проинформировать сотрудника о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска. Уведомление направляется, при условии, что сотрудник планирует отдых по утвержденному графику.
Срок информирования – две недели до начала отпуска. Формы и способы извещения определяются компанией самостоятельно, это могут быть отдельные документы (уведомления, ознакомительные листы, ведомости). Независимо от формы документа, в нем должны быть как минимум две подписи: представителя работодателя и непосредственно сотрудника.
Если работник хочет использовать отпуск вне графика – он обязан составить заявление в произвольной форме. Срок направления этого документа в кадровую службу законодательно не установлен. Минимально возможный срок – за три дня до предполагаемого начала отпуска, это связано с обязательством работодателя выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня.
Чтобы не было споров с сотрудниками и контролирующими службами, компания имеет право установить в локальных документах минимальный срок подачи заявления на отпуск.
Например, в коллективном договоре указать, что заявление должно быть направлено в отдел кадров минимум за 10 календарных дней до начала отпуска.
Второй шаг в процессе – составление приказа о предоставлении отпуска и его подписание у руководителя компании. Формат этого документа выбирается организацией самостоятельно: можно использовать типовую форму, можно – индивидуальный шаблон. Обязательными реквизитами являются сведения о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение и должность), информация об отпуске (даты начала и завершения, длительность), а также – общие реквизиты (дата приказа, его номер, сведения о компании-работодателе).
Следующий шаг – ознакомление работника с приказом. Он обязан подписать приказ в соответствующей графе и указать дату ознакомления.
Финальный этап предоставление отпуска – расчеты с сотрудником по денежным выплатам. Работодатель обязан рассчитать сумму к выплате, и, при необходимости, оформить записку-расчет. Основание для составления расчета является приказ о предоставлении отпуска. Справку-расчет должны подписать представитель кадровой службы и бухгалтер, составивший документ.
Шаблон документа должен быть утвержден заранее: используется либо типовая форма Т-60, либо самостоятельно разработанный шаблон.
Отпускные нужно выплатить минимум за три календарных дня до начала отпуска. Если окончание периода выплаты выпадает на выходной или праздничный день, отпускные надо выплатить накануне – в последний рабочий день.
Нарушение порядка выплаты отпускных влечет наложение административного наказания. За первичное нарушение будет штраф на организацию – до 50 тысяч рублей. Предприниматель или руководитель будет обязан заплатить от 1 000 до 5 000 рублей. Повторное нарушение будет наказываться более существенными штрафами.
Заявление на отпуск можно будет не писать
Трудовое законодательство и раньше не обязывало работника писать заявление на отпуск в тех случаях, если он уходит на отдых в соответствии с утверждённым в компании графиком отпусков. Ст.
123 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя не позднее, чем за 2 недели уведомить работника о предстоящем отпуске под роспись. Сам же график составляется по согласованию с сотрудниками и в порядке, установленном самим предприятием.
Составлять график – обязанность работодателя, соответственно, он также обязан в указанный период отправить работника в отпуск без каких-либо заявлений с его стороны.
Необходимость писать заявление возникает в тех ситуациях, когда работник хочет уйти в отпуск вне графика. Тогда он обязан письменно попросить об этом работодателя.
Также заявление необходимо, если сотрудник хочет получить отпуск, не отработав на предприятии 6 месяцев.
В ситуации, когда работодатель сообщил работнику о предстоящем отпуске позднее положенных 2 недель, последний может направить заявление о его переносе на удобное для обеих сторон время.
Когда можно брать отпуск по трудовому кодексу в 2021 году
Каждый гражданин России, по Конституции РФ и статье 2 Трудового кодекса РФ, имеет право на отдых. Это значит, что ему положен оплачиваемый отпускной период на работе, который входит в виды отдыха из статьи 107 ТК РФ.
Когда можно взять отпуск, на сколько дней и на каких условиях, прописано в ТК РФ. Есть общая категория работников, которые отдыхают по графику, а есть льготники, которые самостоятельно выбирают удобное время (ч. 2 ст. 125 ТК РФ, ст. 262.1 ТК РФ и другие НПА).
Льготные категории постоянно расширяют. В ноябре 2021 года в их число добавили многодетных родителей.
Статьей 115 ТК РФ установлена общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпускного периода для всех граждан — 28 календарных дней.
Но сколько дней очередного отпуска можно взять сразу, зависит от желания сотрудника и его договоренности с работодателем — по закону его разрешено делить на части. Основное условие — одна из частей не меньше 14 календарных дней.
Остальной период разрешено брать даже по одному дню. Есть категории граждан, для которых предусмотрен увеличенный отпускной период (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):
- учителя и преподаватели в вузах;
- медики;
- военные и другие силовики;
- сотрудники МЧС;
- несовершеннолетние работники;
- инвалиды;
- иные льготники.
Входят ли праздничные дни в отпуск?
Трудовой кодекс определяет список государственных выходных дней. Что касается новогодних праздников, то они утверждаются правительством, основываясь на особенностях каждого календарного года. В основном, праздники подстраивают под выходные дни, тем самым увеличивая их количество.
Праздничные дни — это не отпуск
Попадающий на отпуск праздничный день разделяет его на некоторые периоды, но от этого количество дней оплачиваемого отпуска останется прежним (согласно утверждённого графика). Кадровик непременно увеличит длительность отпуска на количество праздничных дней, но отпускными эти дни считаться не будут.
Если дней отпуска по графику — 14, а по факту вы отдохнули 18, в графике всё равно будет указано 14 дней. В данном случае праздники не рабочие дни и поэтому не оплачиваются.
Чем больше праздничных дней попало на период вашего отпуска, тем длительнее он будет. Данное правило применимо, когда первый рабочий день после отпуска будет нерабочим из-за перенесенного прошедшего праздника. Это позволяет работнику приступить к выполнению своих обязанностей позже. К примеру, в первый рабочий день после отпуска отмечается какой-то праздник (в среду), то выходим на работу на следующий день после этого праздника (в четверг).
Кроме того, есть ещё и региональные праздники, по своей значимости они как государственные, соответственно им присущи всё те же правила применения на практике и во время отпусков. Но при этом, такие праздники ни как не относятся к сотрудникам федеральных структур и правительствам от других субъектов РФ, на которых распространяется стандартный рабочий график.
Документы для оформления учебного отпуска
Для оформления учебного отпуска нельзя получать от сотрудника заявление и справку из образовательного учреждения о том, что он действительно обучается.
Учебный отпуск для прохождения промежуточной аттестации оформляется на основании справки-вызова, выдаваемой учебным заведением и предъявляемой работодателю до начала аттестации. Форма справки регламентирована Приказом Минобрнауки от 19.12.2013 г. № 1368.
Когда аттестация завершается, учебное учреждение оформляет и выдает сотруднику отрывную часть справки-вызова, которая подтверждает факт нахождения человека в этой организации в конкретные сроки. Чтобы обосновать учебный отпуск, работник должен предоставить работодателю отрывную часть справки. Учебный отпуск нельзя предоставлять, если нет справки-подтверждения.
Включение в состав расходов по налогу на прибыль
Статья 252 НК РФ признает расходами учреждений затраты, которые подтверждаются документами, и произведены они в целях ведения деятельности, направленной на получение дохода. Если расход такому требованию не соответствует, в целях обложения налогом прибыли предприятия он не учитывается (ст. 270 НК РФ).
Статья 255 НК РФ устанавливает, что расходом по оплате труда является, в том числе, расход в форме среднего заработка, который сохраняется за сотрудником на время отпуска, который предусмотрен действующим законодательством. По ст. 270 НК РФ, в расходах для обложения налогом прибыли предприятий нельзя учитывать затраты по оплате допотпусков, которые предоставляются по колдоговору (то есть свыше установленных законодателем).
Если сотрудник получает дополнительный отпуск, определенный требованиями законодательства РФ, расходы по дополнительным отпускам подлежат учету для целей налогообложения прибыли в составе затрат по оплате труда (если эти расходы соответствуют положениям ст. 252 НК РФ).
Комментарии к ст. 122 ТК РФ
1. Оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно, согласно установленному графику отпусков, который составляется на каждый календарный год и утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
2. При составлении графика отпусков работодатель учитывает мнение работника, если это не нарушает производственного цикла организации.
3. При исчислении стажа работы, за который работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, основной расчетной единицей является месяц.
4. Оплачиваемый отпуск предоставляется 1 раз в рабочем году в соответствии с графиком. Рабочий год составляет 12 полных календарных месяцев со дня поступления работника в организацию на основании трудового договора.
5. Число дней работы, составляющее меньше 1 мес., учитывается только при предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанному времени и выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. В этих случаях число дней, составляющее менее 1/2 мес., из подсчета исключается, а половину и более — округляется до месяца.
6. Отпуска за первый год работы предоставляются работникам, как правило, по истечении 6 мес. непрерывной работы в организации, кроме случаев, указанных в комментируемой статье и в других нормативных актах, когда отпуск предоставляется до истечения этого срока.
За второй и последующие годы работы отпуска предоставляются в любое время года, кроме случаев, указанных в комментируемой статье, с учетом графика отпусков и желания работника, если это не нарушает нормальной работы организации.
Как определить стаж сотрудника
Для того чтобы определить количество положенных дней отпуска необходимо определить отпускной стаж. Стаж начинаем считать с даты приема человека на работу.
В отпускной стаж включаем:
- непосредственно работал;
- не работал с сохранением должности;
- находился в отпуске за свой счет (но не более 14 календарных дней за год);
- вынужденно прогуливал работу при незаконном увольнении или отстранении;
- был отстранен, не пройдя обязательный медосмотр не по своей вине.
Из отпускного исключаем:
- периоды отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней;
- отпуск по уходу за ребенком;
- время отсутствия на работе без уважительных причин.
Ежегодный отпуск и трудовой стаж
Для возникновения права на ежегодный отпуск необходим трудовой стаж.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.
До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
-
работникам в возрасте до 18 лет;
-
женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
-
работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев;
-
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Продолжительность отпуска
Согласно ч. 2 ст. 46 закона № 79-ФЗ, отпуск сотрудника складывается из двух составляющих:
- Основного ежегодного отпуска, в который входит 30 оплачиваемых дней. По закону, обозначенный отрезок времени позволяется делить на несколько частей. При этом важно, чтобы одна из них не оказалась короче 14 дней. Если сотрудник не успел в течение года реализовать весь отпуск, то остаток, превышающий 28 дней, может быть перенесен на следующий год. По письменному заявлению подчиненного его могут заменить денежной выплатой.
- Дополнительного отпуска, продолжительность которого напрямую обусловлена стажем государственной службы. Так, за выслугу лет, согласно п. 5 ст. 46 закона № 79-ФЗ, прибавляются выходные:
Четыре недели – такой отпускной период предусмотрен законом. Руководитель может увеличить этот срок. Количество доп. дней прописывается в условиях соглашения между сотрудником и работодателем.
Некоторые категории рабочих могут претендовать на дополнительные дни. К ним относятся:
- 30 дней составляет отдых для трудящихся инвалидов, сотрудников государственных организаций, работников СК и Прокуратуры;
- отпуск 31 день в год предоставляется для несовершеннолетних;
- 36 суток предоставляют мед. работникам, которые сталкиваются с ВИЧ-больными;
- 30-40 суток составляет отпускные дни для экстренных служб;
- 36 суток – для кандидатов наук;
- 48 рабочих суток – для докторов наук;
- 42-56 суток предоставляется учителям и работникам хим. промышленности.
Еще ст.321 ТК России отдельно описывает отдых для сотрудников Крайнего Севера.
Также продолжительность может меняться:
- сотрудники КС получают еще 24 дня;
- граждане, работающие в областях, приравненных к Крайнему Северу, отдыхают на 16 суток больше;
- люди, работающие в северных районах, дополнительно получают восемь суток.
Сколько дней дополнительного отпуска положено за работу в условиях Крайнего Севера
Дополнительный отпуск положен работникам, которые трудятся в условиях Крайнего Севера, а также приравненных к ним местностях, таких, как ряд муниципалитетов на Алтае, в Тыве и в Центральной Сибири.
Дополнительный отпуск полагается как работникам, занятым по основному месту работы, так и работающим вахтовым методом или по совместительству. Также дополнительные отпуска полагаются сотрудникам нефтегазовой сферы, направленным в командировку в указанные выше регионы.
Таким работникам полагается дополнительно 24 дня отпуска за 12 месяцев работы в условиях Крайнего Севера и 16 дней за год работы в приравненных к нему районах. Если же сотрудник занят на работах с вредными или опасными условиями труда, то ему полагаются дополнительные дни отпуска еще и за это.
Перенос отпуска по семейным обстоятельствам
Нужно перенести по семейным обстоятельствам ежегодный оплачиваемый отпуск, предусмотренный графиком отпусков, если об этом просит работник, который может использовать его в удобное время. Например, работник просит перенести ежегодный отпуск по графику так, чтобы он приходился на период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 1, 4 ст. 123 ТК РФ). Также вы можете установить конкретные причины переноса ежегодного отпуска в связи с семейными обстоятельствами самостоятельно. В других случаях вы можете перенести ежегодный оплачиваемый отпуск по графику, если согласны. Это связано с тем, что график отпусков обязателен как для вас, так и для работника, но изменять его по соглашению сторон законом не запрещено. Это следует из ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ. Но учитывайте запреты по переносу отпуска на следующий рабочий год (ч. 4 ст. 124 ТК РФ):
- работник несовершеннолетний;
- работник занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- из-за переноса отпуска получится, что работник работал без отпуска в течение двух лет подряд.
Если такой запрет есть — договоритесь с работником о новом сроке отпуска в текущем рабочем году, расскажите ему о запрете и объясните, что данный запрет обязателен для всех. Оформите перенос ежегодного отпуска по семейным обстоятельствам так же, как обычно оформляете перенос отпуска. Напомним, что процедура оформления законом не установлена. Поэтому рекомендуем делать так: на основании заявления работника издать приказ. При переносе ежегодного оплачиваемого отпуска также внесите изменения в график отпусков и при необходимости в личную карточку работника.